Последни публикации

Управление на логистични центрове

1

Вече повече от три години системата за фасилити и пропърти мениджмънт FM Center управлява шоуруми, складове, сервизи, бензиностанции, паркинги за тирове, офис площи и др. като резултат от внедряването й във Виена Реал Естейт. Системата обхваща всички дейности по управление на недвижимата собственост, което включва управление и поддръжка на сгради, застраховки, ремонти, договорни отношения и задължения и др.

Виена Реал Естейт ЕООД е едно от дружествата на групата Вили Бетц в България. Фирмата се занимава с управлението на сгради на фирми като Балкан Стар Аутомотив ЕООД, Балкан Стар Мотърс ЕООД, Балкан Стар Ремаркетинг ЕООД, Сомат АД, Байер България ЕООД, Shell България ЕАД и др. Имотите с обща площ над 1 млн. кв. м., които поддържа компанията са на територията на София, Русе, Видин, Бургас, Пловдив и Варна. Най-малката недвижима собственост, която Виена Реал Естейт управлява е в размер на 60 000 кв.м, а повечето имоти са около 200 000 – 220 000 кв.м застроена площ. Отдалечеността на обектите от централния офис и техният значителен размер превръщат управлението на сгради в сериозна задача, която може да бъде решена само чрез специализиран софтуер.

“Разгледахме различни продукти. Изискванията ни бяха свързани с компактността и синхронизацията между модулите на продукта, както и с удобния и достъпен интерфейс. Търсехме решение, което да ни дава възможност да въведем цялата необходима информация за дейността ни на едно място, да дефинираме обекти и да добавяме документи към тях. Спряхме се на системата FM Center, тъй като преценихме, че е най-подходящата за нас.”, разказаха от Виена Реал Естейт.

Как Виена Реал Естейт управлява имоти преди да внедри системата FM Center?

Огромният обем документация за обектите и необходимостта от анализиране на информацията за дейността по различни критерии са най-съществените потребности, които налагат въвеждането на подходящо ИТ решение. “Управлението на цялата документация във връзка с имотите беше затруднено, а това е много съществена част от нашата работа. Имахме проблем и с изготвянето на необходимите справки, тъй като за целта използвахме счетоводен софтуер, но чрез него получавахме данни за разходите по райони, а не по обекти и наематели”, обясни Мария Манолова, фасилити мениджър във Виена Реал Естейт.

В отговор на тези предизвикателства, компанията стартира проект за избор и внедряване на информационно решение, което да улесни изпълнението на задачите на служителите и мениджмънта.

Внедряването на системата FM Center продължава няколко месеца. Това се дължи на процеса по въвеждане на данни в системата, тъй като обектите са много, а голяма част от информацията не е била съхранявана в електронен вид. Въпреки това служителите на Виена Реал Естейт и специалистите от CenterMine Ltd. обединяват усилия за въвеждането на оптимално количество данни във FM Center, тъй като са наясно, че това е предпоставка решението да заработи бързо, ефективно и да се възвърнат инвестициите. “Периодът на обучение беше кратък, защото продуктът е интуитивен. Впечатлени сме от бързината, с която решението заработи реално при нас”, споделя Мария Манолова.

Какво подобри внедряването на системата FM Center във Виена Реал Естейт?

Основните предимства, които отчитат специалистите от Виена Реал Естейт, са логическата последователност на въвеждането на данни в модулите и възможността за поддържане на детайлна информация на всички нива.

„За нас беше много важно да знаем точната квадратура и размерите на всеки обект, защото това е един от критериите за ценообразуване на наема.”, обяснява Мария Манолова. FM Center решава този проблем чрез своя модул „Собственост”, който представлява дървовидна структура на управляваните обекти с характеристики за всеки от тях – въвеждат се данни като квадратура, застроена площ, площ на стените и др. Към обектите могат да бъдат добавяни документи в различни файлови формати  като системата разполага с вграден визуализатор за тях.

Тази опция се използва за съхранение и отваряне на сканирани документи в различни формати, както и за плановете на собствеността, които представляват CAD файлове. “Спестяваме време благодарение на лесно достъпната и подробна информация за обектите. Например, при възникване на въпроси във връзка с ремонт на дадена сграда, имаме точните данни, на база на които се изчисляват и разходите за извършените дейности. Можем да въвеждаме и специфичния формат на кодовете на обектите, който сме използвали и преди”, поясниха от компанията.

Тъй като компанията работи изцяло с наематели, събирането на техните договори в централизиран дигитален архив носи сериозни предимства. Като допълнение, системата FM Center дава възможност за управление на тези договори, автоматично следене и известяване за дати и предстоящи събития по тях и т.н. “Когато сме поели извършването на даден вид услуга (например почистване или ремонт) или изтичат срокове за предизвестия, гаранции, индексации на наемната цена, системата ни напомня за съответната задача или събитие по договора. При управление на голям брой обекти и предвид разнообразието на нуждите и желанията на клиентите ни проследяването на ангажиментите във времето без тази функционалност отнема много ресурси” коментира Мария Манолова.

Освен това FM Center дава възможност за експорт на документи в MS Word. Потребителят е защитен от допускане на грешки като промяна или изтриване на влязъл в сила документ чрез виртуалното му подписване, след което режимът на редакция е забранен.

За фирма като Виена Реал Естейт е важно да следят разходите за всеки клиент, защото на тази база определят и таксата мениджмънт, която начисляват отделно от наема. Внедряването на FM Center в организацията прави това възможно чрез своя модул “Разходни центрове”. Той позволява следене на всички видове разходи – във връзка с поддръжката, изразходваните консумативи и т.н. Във Виена Реал Естейт тази информация е организирана по сгради и по наематели, за да могат да разпределят правилно разходите между отделните клиенти и критерият на разпределение да е ясен за всички страни.

Системата дава възможност за избор на начина на разпределяне на изчислените суми за изразходваните консумативи. Това е важно, тъй като има сгради, в които за няколко помещения на различни наематели се ползва само един измервателен уред. В този случай се задава разпределение по кубатура или квадратура на наетите плoщи и системата генерира информация за сумата която всеки наемател трябва да заплати.

„Функционалността на Модул Разходни центрове на системата осигури прозрачност, както за нас, така и за клиентите ни, което се отрази добре на взаимоотношенията ни с тях.”, обясняват от Виена Реал Естейт.

За да получат цялостна картина за работата си през даден период, служителите на Виена Реал Естейт имат нужда от генерирането на различни справки. FM Center им осигурява възможността да създават отчети по избрани от тях критерии, като могат да запазват шаблони за тях и да ги използват многократно. „Всеки месец изготвяме справки за актуализиране на наемателите и за настъпили промени на квадратури след извършени ремонти. На практика можем да изведем всякаква комбинация от данни за зададен период”, обясниха от организацията.

Резюме

Внедряването на FM Center в структурата на Виена Реал Естейт успява да покрие очакванията на организацията, като събира и подрежда на едно място цялата информация за собствеността. Системата предоставя възможност за управление на договорните отношения с наемателите, напомня за събития и задачи по договорите и по този начин намалява риска от пропускане на важни ангажименти.

FM Center позволява на служителите от Виена Реал Естейт да провеждат по-прозрачно управление на имотите. Това става като към фактурите, които изпращат на наемателите, прилагат документ с детайлно описание на изразходваните консумативи, извършените услуги, изчислените суми и по този начин те знаят точно за какво плащат.

Отделно, справките, които служителите на компанията подготвят чрез FM Center са база за осъществяване на ефикасното управление на компанията.

Сега имаме повече време да се съсредоточим върху основната ни цел – все по-пълното и по-качествено задоволяване на потребностите на клиентите”, коментират от Виена Реал Естейт.

“Считаме, че в следващите няколко години тези функционалности ще са ни достатъчни. Специалистите от CenterMine са винаги отворени да приемат нови идеи, да коментираме всичко, което ни е необходимо и да реализират планираните доработки. В тяхно лице намерихме много добър партньор”, обобщи Мария Манолова, Фасилити мениджър, Виена Реал Естейт

Scroll to top