Последни публикации

Фасилити мениджмънт в бизнес комплекси

pimg_orig_278

CenterMine Ltd. внедри решението за фасилити и пропърти мениджмънт FM Center в ТЦЕ (Търговски Център „Европа”), находящ се в района на летище София. Комплексът се управлява съвместно от „К енд К” и К енд К ЛТД”, наричани по-долу „К енд К”. Комплексът представлява съвкупност от различни обекти и структури, които изискват интелигентна система за управление на недвижима собственост. Работата с FM Center и конкретните ползи от него за „К енд К” доказват приложимостта на продукта и неговата ефективност в управлението на бизнес сгради и бизнес комплекси.

„К енд К Инженеринг” е сред петте най-големи и ефективни компании за управление на проекти на българския пазар в областта на строителството и недвижимите имоти. Фирмата има опит с проекти на големи търговски вериги, мултифункционални и логистични центрове, административни сгради и др. Един от успешно реализираните проекти на „К енд К” е Търговски център Европа, състоящ се от 13 сгради. На площ от 60 дка функционират складове, офиси, магазини, подземни и надземни паркинг площи,  заведения за хранене,  спортен център,  банков клон, автомивка.

Множеството архитектурни единици с разнообразно предназначение, отдаването им под наем и големият обем застроена площ изискват професионално управление, което може да се осъществи ефективно само чрез използването на специализирано софтуерно решение. Разбирането на тази необходимост и желанието на мениджърите на К енд К да следват модерните тенденции и технологии в областта на Фасилити мениджмънт, довеждат до решението за внедряване на системата FM Center.

Как се управлява един търговски център от малък екип хора?

Работата в търговския център е силно динамична и голяма като обем, поради множеството наематели и различните изисквания, които има всеки един от тях. Фирмата, управляваща комплекса ТЦ Европа, оферира стандартен пакет от услуги по управление и поддръжка и заедно с това предлага допълнителни услуги, които са различни за отделните наематели. Цялата дейност по управление на собствеността с всички вътрешни и външни площи, се осъществява от малък екип от 10 човека.  Това е възможно благодарение на системата FM Center, чрез която мениджърите имат детайлна информация за цялата собственост и оборудване, за всички договорни отношения с наемателите, за разходите, които генерира всеки един от тях и могат да извършват всякакъв вид справки. Използвайки интелигентен софтуер за фасилити мениджмънт, служителите на „К енд К” пестят време и могат да реагират своевременно на динамиката, която изисква управлението на търговски център.

Управление на договорите в ТЦ Европа с FM Center

Търговски център Европа се състои от 13 сгради, в които има различни фирми наематели. Управлението на договорните отношения и следенето на събития и срокове, свързани с тях, е времеемка задача, невъзможна без помощта на софтуерна система. Фасилити мениджърите от „К енд К” успяват да изградят електронен архив в системата FM Center на всички договори и прилежащите към тях анекси. Към всеки документ е прикачено и негово сканирано копие. „Новите договори и приемо-предавателни протоколи се генерират директно чрез системата с помощта на предварително създадени шаблони, което до голяма степен облекчава юрисконсулта на компанията. Във FM Center сме въвели типовете шаблони на договорите и оттук нататък само добавяме различната информация за конкретните клиенти, променяме дати”, споделят от компанията.  Една от съществените ползи от използването на FM Center за управление на договорите е възможността много по-лесно да се правят справки, да се планират приходите от всеки наемател, както и да се следят плащанията за месечен наем, поддръжка и допълнителни услуги.

Управление на приходи и разходи с FM Center

Другият модул на FM Center, който е изключително полезен за работата на служителите в „К енд К”, е модул „Разходни центрове”.  

Всяка една фактура се въвежда в системата и се отнася към съответната сграда или фирма, за която е извършен разходът.Отделно чрез системата се управляват и всички фактури за приходи,  разделени по типове – наем, такса управление, допълнителни услуги и т.н. „Много удобна функционалност е, че във всеки момент може да се види кой наемател си е платил задълженията и кой не.”

С помощта на FM Center могат да се разпределят по обекти и клиенти различните месечни разходи за ток, вода, отопление и т.н. Това е възможно чрез модул „Системи” на FM Center, където са въведени всички електромери, водомери и други системи в бизнес центъра и модул „Разходни центрове”, където се извършва разпределението на разходите. Като резултат, мениджърите на “К енд К“ са в състояние да предоставят на всеки клиент информация за направените от него разходи, която включва справка за конкретните стойности, изразходвано количество и годишни разходи. Тази справка е неразделна част от разходния документ, който се издава на фирмата-наемател и по този начин се осигурява прозрачност на разходите.

Управление на сградите в ТЦ Европа и тяхната поддръжка с FM Center

Всички регулярни и извънредни дейности по поддръжката на ТЦ Европа се въвеждат и управляват чрез модул „Задачи” на FM Center. Това се отнася както за планирани дейности – профилактика на дизел генератор на комплекса, профилактика на климатична система и др., така и за извънредни ситуации и аварии. Всяка дейност е подробно описана в системата и е отнесена към обекта/фирмата, за която е извършена. По този начин, на по-късен етап, могат да се разпределят правилно разходите и да се начисляват за сметка на съответните фирми. Освен това се води електронен „дневник” с история за всички дейности, свързани с дадена система/оборудване.

Този модул се използва много активно от служителите на „К енд К”. Чрез него следят и задачите, свързани с договорите – предизвестия, изтичане на договора, преподписване и т.н.

За правилното управление на един търговски център е необходима детайлна информация за собствеността с всички нейни характеристики. За да се избегне търсенето на голям брой чертежи, скици, архитектурни планове и тяхната амортизация поради честа употреба, FM Center дава възможност за съхранение на всички необходими данни  и тяхното визуализиране в дървовидната структура на собствеността. Това позволява много по-лесно търсене и защита на документите.

„Модул Собственост ни е изключително полезен, защото тук имаме много различни наематели, за които правим вътрешни промени по самото разположение на площите.” , разказаха от „К енд К”.

Освен това, фасилити мениджърите на „К енд К” полагат допълнителни усилия и създават скици на AutoCAD за всяка една сграда, за всеки един етаж и т.н., които прикачват към конкретния обект в системата FM Center и така получават един напълно завършен и ефективно работещ електронен архив на собствеността и нейната структура. Оперативната работа се улеснява значително.

Като допълнение към детайлната информация за собствеността, във FM Center са въведени целият инвентар и оборудване, налични в търговския център. С помощта на системата лесно се извършва инвентаризация и се генерират протоколи за бракуване.

Резюме

Внедряването на FM Center в търговски център Европа подобрява цялостната организация на управлението и поддръжката на собствеността. Чрез системата се управляват договорните отношения с наемателите, разпределят се разходи, планират се приходи и се следят задачите по поддръжка. Прозрачността на информацията, която осигурява FM Center е от полза, както за мениджърите на „К енд К”, така и за фирмите – наематели. Възможността за бързо реагиране на отправени запитвания или сигнал за повреда, коректната и детайлна информация за дължимите такси, следенето на срокове по договорите са предпоставка за повишаване на клиентската удовлетвореност. Като резултат от добрата работа на „К енд К” със системата FM Center, нейните мениджъри вече обмислят следващите стъпки в посока на модернизация на управлението. Предвижда се на следващ етап да се внедри допълнителният модул на системата „FM Center Mobile”, който дава възможност за автоматично отчитане на измервателни уреди с помощта на мобилни устройства (PDA). Друга стъпка, заложена в плана на „К енд К” е използването на модул BI (Business Intelligence), предназначен за по-сложни мениджърски справки и планиране. Тези намерения доказват, че управителите на „К енд К” оценяват ползите и резултатите от внедряването на FM Center в тяхната организация.

Scroll to top