Последни публикации

Фасилити мениджмънт в дисконтни магазини

PLUSDiscount_Pirna

CenterMine Ltd. внедри решението за Фасилити и Пропърти мениджмънт FM Center в Тенгелман България – организацията, управляваща дисконтните магазини Plus и редица други недвижими имоти. Системата се доказа като решение, което лесно се адаптира към конкретните нужди и изисквания на сектора и е ценен инструмент за управление на недвижима собственост от всякакъв тип.

Тенгелман България управлява общо около 42 000 кв.м застроена площ, които включват 30 магазина Plus в цялата страна, складове, централен офис в София, Логистичен център и редица други видове собственост. Поради отдалечеността на обектите от Централния офис, управлението на собствеността изисква много време и ресурси. Често се изпускат важни събития, свързани с договори, поради съхраняване на информацията на различни места. Дейностите по поддръжка също се контролират трудно от дистанция. Използването на продукти на Майкрософт като Word и Excel се оказват недостатъчни за целите на фасилити мениджмънт в организация като Тенгелман.

Управление на недвижимата собственост на Тенгелман България преди внедряване на системата FM Center

Данните за собствеността се въвеждат в Excel от служителите, които отговарят за управлението на различните обекти. За всяка собственост се описват приходи, разходи и друга финансово-счетоводна информация. При необходимост от генериране на справки обаче, служителите срещат сериозни затруднения да извлекат необходимите им данни от различните Excel файлове, да синтезират информацията и да я оформят в подходящ за представяне на отчета вид. Това е и една от причините за осъзнаване на необходимостта от информационна система, в която да се съхранява цялата информация, свързана с управление на недвижимата собственост, с цел прозрачност на действията и лесен достъп до необходимите данни.

Служителите, управляващи собствеността на Тенгелман България, са изправени пред трудната задача да работят едновременно за фирмата инвеститор и строител на търговските обекти – Тенгелман и за фирмата-наемател на тези площи – Плюс България. Това налага управлението на договорни отношения между собственик и наемател и стриктно следене на събития и задачи, свързани с тях. Когато договорите не са дигитализирани и няма система, в която да се дефинират събития по тях, управлението е в пъти по-трудно, неефективно и често води до грешки, които генерират финансови загуби.

„Договорите съществуваха на хартиен носител и слагахме цветни листчета по бюрата и компютрите си, за да не забравим нещо важно.”споделя Светлозара Панайотова – Ръководител администриране на обекти в Тенгелман.

Комуникацията между отделните служители и отдели и дефинирането на задачи, свързани с управлението на собствеността, се извършва по телефон или чрез електронната поща, което увеличава риска от грешки, пропускане на важни събития и липса на конкретно отговорно лице. Освен това, наличието на много Excel файлове, които не се съхраняват на общ сървър, а по персоналните компютри на различните служители, често води до несъответствия в данните и ненавременното актуализиране на информацията.

При необходимост от справка за оборудването и инвентара в някой от обектите, се извършва проверка на счетоводните документи за тяхното закупуване, приемо-предавателните протоколи и други документи. Този процес е изключително бавен и успява да предостави информация единствено за закупеното оборудване, но не и за неговото състояние, разпределение и дейности, свързани с поддръжката му.

Честите проблеми с управлението на всички обекти, липсата на структурирана информация в единна база данни, невъзможността за генериране на справки и отчети и изразходването на много време за рутинни задачи, налагат внедряването на информационна система за управление на недвижима собственост.

Тенгелман България спира своя избор на системата за Фасилити и Пропърти мениджмънт FM Center, поради нейната богата функционалност и възможността й да отговори на нуждите и очакванията на компанията.

Резултати от внедряването на FM Center в Тенгелман България

В началото на 2010 година CenterMine Ltd. внедрява решението FM Center  в структурата на Тенгелман. Системата е инсталирана на 6 работни места и екипът на CenterMine Ltd. пристъпва към обучението на потребителите за работа с продукта. „Ние имахме нужда от тази система, защото осъзнавахме колко работа би ни спестила. В тази връзка, внедряването й бе възприето много добре и колегите с желание присъстваха на обучението.”, споделят служителите на Тенгелман.

Системата FM Center предоставя на потребителите структурирана информация за цялата собственост, обособена в няколко различни модула.

Модул „Собственост” предоставя на служителите на Тенгелман детайлна информация за управляваната собственост, нейните елементи и характеристики. По този начин те разполагат винаги с актуална информация и могат лесно да обменят данни помежду си. Детайлното описание на елементите и характеристиките на собствеността е необходима основа за използването на останалите модули на системата, чрез които могат да се разпределят разходи, да се генерират справки и т.н.

Чрез внедряването на FM Center е решен и проблемът с управлението на договорните отношения между собственик и наемател. Тъй като системата автоматично генерира и записва в календара събития, свързани с клаузи по договорите, пропускането на важни дати вече не е актуален проблем. Служителите на Тенгелман могат да следят всякаква информация като дати на плащане, изтичане на договорите, клаузи за подновяване, индексация по договори, прилежащи анекси и други, без да се налага да търсят физическите копия на договорите и да ги изчитат внимателно.

„ За нас беше голямо улеснение, че системата „мисли вместо теб”  – възможността за автоматично известяване за събития по договори и задачи по поддръжката е изключително ценна в нашата работа.”

Системата спомага и за управлението на поддръжката на собствеността, тъй като предоставя възможност за изготвяне на планове за поддръжка, дефиниране и контрол на задачи, въвеждане на отчети за извършената работа и изразходеното време и т.н. В тази връзка, особено полезен за служителите на Тенгелман е и модул „Контакти”, където могат да въвеждат данни за всички физически или юридически лица, с които комуникират служебно.

Извличането на информация от различни Excel файлове с цел предаване на отчет вече не е дълъг и сложен процес. След внедряването на FM Center, справките и отчетите се генерират автоматично по предварително зададени критерии. Вариантите са много, което увеличава разнообразието от справки и отчети, които могат да бъдат изготвяни и то за броени минути.

Резюме

Внедряването на системата за Фасилити и Пропърти мениджмънт FM Center в  Тенгелман България подобри многократно организацията на дейностите, свързани с управляваната от тях недвижима собственост. Чрез системата се осигури прозрачност и съхранение на цялата информация в единна база данни. Това улесни значително служителите при търсенето на конкретни данни и техния обмен помежду им. FM Center разреши проблема с пропускането на важни дати и събития, свързани с договорните отношения между собственик и наемател и спомогна за координирането на действията по поддръжката на обектите. Разпределението на разходите вече се извършва по ясни критерии, прозрачни както за мениджърите, така и за наемателите на собствеността.  Генерират се всякакви справки и отчети за секунди.

Всички тези плюсове утвърждават системата FM Center като правилното решение за Тенгелман България.

„Много важна за нас беше възможността, която получихме, да генерираме различни справки, което преди не беше възможно. Разбира се, спечелихме време, тъй като в момента цялата информация, която ползваме е обединена в една система. Така виждаме и данните, които колегите въвеждат и можем да работим по-лесно с тях.”, споделят доволните служители на Тенгелман България.

Scroll to top