Последни публикации

Фасилити мениджмънт на хипермаркети

tehnomarket2

Дейностите по фасилити мениджмънт на магазини тип „хипермаркет“ се управляват със софтуерното решение за Фасилити и Пропърти мениджмънт FM Center. Вече повече от година и половина Глориент Инвестмънт управлява своите обекти със системата на CenterMine Ltd. Организацията използва ефективно потенциала на софтуерния продукт и контролира целия процес по поддръжка на поверените й за управление обекти.

Глориент Инвестмънт е собственик на 30 обекта в цялата страна, които се простират върху площ от приблизително 146 000 кв.м. Компанията отдава под наем хипермаркети на веригите Техномаркет, Практикер, Билла, Рода, Метро и други. Във всеки обект, за който Глориент предоставя фасилити мениджмънт услуги, има по един служител, който отговаря за техническата поддръжка на съответния хипермаркет. Той получава задачи от фасилити мениджмънт екипа, който следи за тяхното стриктно изпълнение. За тази цел в Глориент се използва системата FM Center, с която фасилити мениджърите могат във всеки един момент да проследят статуса на поставените задачи.

Управление на недвижимата собственост на Глориент Инвестмънт  преди внедряване на системата FM Center

Преди внедряване на системата FM Center, служителите на Глориент използват архив от скици, чертежи и други хартиени документи, достъпни единствено от фасилити мениджърите в централния офис. Например, при планиране на ремонтни дейности, се търси архитектурният план на съответната сграда с всички прилежащи чертежи и скици и се пресмятат величини като площ, обем, размери на стени и др., за да се планират необходимите материали. Планирането се превръща в дълъг процес, който отнема не само време, но и човешки ресурс, а това води до финансови загуби.

Закупуването на материали за ремонт, както и подновяването на инвентар, оборудване и резервни части, трябва да се одобри от регионалния мениджър по телефона или чрез електронната поща. Следва да бъдат изпратени средства за тяхното закупуване и инженерът, който отговаря за поддръжката, да се подпише за приетата сума и да предостави документ за извършените разходи. Това често забавя изпълнението на поставените задачи.

Изпълнението на ежедневните задачи по поддръжката на всеки магазин, управляван от Глориент, се отбелязва в т.нар чек-лист, където служителите маркират извършените от тях дейности. Контролът от страна на мениджърите е затруднен, защото няма как да разберат дали задачите са реално извършени или не и не може да се следи техния статус.

Става ясно, че за ефективното управление на обектите и тяхната техническа поддръжка, е необходимо заимстване на добри практики и примери от западно-европейски компании, които използват специализирани софтуерни решения за фасилити мениджмънт.

Богатата функционалност на системата FM Center, възможността й да работи на български език/ българският й интерфейс и получените референции от други компании, са достатъчна предпоставка за избора, направен от мениджърите на Глориент Инвестмънт.       

Резултати от внедряването на FM Center в Глориент Инвестмънт

Внедряването на FM Center в структурата на Глориент отнема няколко месеца, през които служителите преминават обучение за работа със системата и започват въвеждането на данни. Системата доказва своите предимства, тъй като само след няколко месеца работа с FM Center всички нейни потребители са в състояние, както да използват ефективно системата, така и да обучават новопостъпилите си колеги.

В момента служителите на фирмата имат на разположение ясно структурирана и изчерпателна информация за всеки обект, достъпна от разстояние. Всеки един магазин е описан детайлно в системата с всички негови характеристики като застроена площ, нетна площ, площ на стени, площ на тавана, светла височина, нетен обем, обем и други. Освен това, в системата е въведено и цялото оборудване във всеки един обект, като по този начин потребителите имат винаги ясна представа с какво оборудване разполагат и къде се намира то.

Наличието на лесно достъпна и изчерпателна информация улеснява както ежедневните дейности по поддръжка на обекта, така и планирането на ремонтни дейности и профилактика на системите. В модул „Задачи” е създаден календар със задачи кога трябва да се прави профилактика, текуща поддръжка, кое е отговорното лице за това и т.н. По този начин не се пропускат важни събития.

При необходимост от закупуване на материали за извършване на някоя от поставените му задачи, конкретният служител пуска заявка през системата за теглене на определена сума, описва за какво ще бъде изразходена тя и отново чрез FM Center получава одобрение или отказ от прекия си ръководител за усвояването на тези средства.

Отделно, оборудването, което е отдадено за работа на конкретен служител (компютър, бюро, машини, градинарски пособия и др.), фигурира в системата като зачислено на негово име. Съответно всяко новозакупено за дадения служител или бракувано оборудване бива отразено в приемо-предавателен протокол, издаден през системата.

Тъй като Глориент Инвестмънт се занимава главно с техническата поддръжка на обектите, които притежава и управлява, особено полезен се оказва модул „Задачи” на FM Center. В него биват въвеждани задачите за всеки един служител за цялата година напред. Това позволява по-лесно планиране на техническата поддръжка на обектите и контрол върху всички дейности. Непосредствено след изпълнението на всяка задача, в системата се въвежда отчет за извършената дейност, изразходваното време и т.н. В допълнение, всички болнични, командировки, молби за отпуск и други документи, свързани със служителите, също се отразяват в системата FM Center. Това спестява време и намалява риска от пропуски. При възникване на аварии или извънредни ситуации (авария на дизелгенератор), служителят, отговорен за техническата поддръжка на съответния обект, отразява повредата в системата FM Center и прикачва снимка, за да я визуализира. Това подпомага бързото изготвяне на план за действие и улеснява предаването на информация и вземането на решение.

Резюме

Глориент Инвестмънт използва софтуерното решение FM Center като средство за ефективно управление на поддръжката на своите обекти в страната. Чрез системата се изготвят планове за поддръжка, следи се изпълнението на всяка задача и е налична детайлна информация за собствеността и оборудването. Иновативно приложение на FM Center от страна на Глориент е и използването на системата за по-бързо придвижване на документи като молба за отпуск и болнични листове, зачисляване на оборудване към конкретен служител и т.н. Техният казус е подходящ пример за лесната работа със системата и нейната приложимост в различни ситуации.

„Внедряването на FM Center помогна за организирането и систематизирането на всички дейности, свързани с управлението на големия сграден фонд. С помощта на софтуера решихме няколко задачи: обобщихме техническата информация за сградите и наличното в тях оборудване; регламентирахме текущите задачи на колегите и оптимизирахме документооборота в компанията”.

Scroll to top