Месец: март 2016

FM Center – иновативно решение за по-добра ефективност на управлението на площи

solutions
През последните няколко години еволюцията в технологиите повиши в пъти ефективността на фирмите. Софтуерни решения от типа Facility Management System (FMS), Property Management System (PMS), Document Management System (DMS), Customer Relationship Management System (CRM) се превърнаха в надежден партньор за всеки бизнес. Поради бума на строителството у нас в особено актуална тема се превърна управлението на бизнес сгради, хотелски комплекси, контрол и управление на продажбите на недвижима собственост и т.н. Основните проблеми, с които се сблъскват българските предприемачи, са как да оптимизират разходите си и да повишат ефективността на управление на тяхната собственост. Все повече се налага необходимостта от централизирано управление, следене на данните и контрол над дейностите, свързани с договорните отношения с наематели, процесите по инвентаризация и амортизация и т.н. В тази връзка като адекватно решение се доказа внедряването на съвременни системи за управление на недвижимата собственост, което носи следните ползи:

  • Възможност за изготвяне на точни анализи на най-печелившите комбинации от услуги за даден период, тип клиент и т.н.
  • Всички разходи стават очевидни, а вследствие на това и възможностите за икономии
  • Концентрация върху основния бизнес процес вследствие на бързото и навременно разчистване на периферни за бизнеса проблеми
  • Могат да се залагат контролни стойности и да се генерират солидни финансови отчети. Получените стойности позволяват сравнения със стандартите за конкурентоспособност в даден бизнес (benchmarking)
  • Слабостите се откриват рано и се избягват дълготрайни вреди и тяхното натрупване
  • Разпоредбите на законите и съответните срокове стават по-лесни за спазване
  • Бързият достъп до всякакви данни увеличава възможностите за реагиране, а оттам следва подобряване на обслужването на клиентите и получаването на по-добро обслужване от външни доставчици
  • Ресурсите се използват по-ефективно, а оттам нараства конкурентоспособността, тъй като сградите често се нареждат като второ разходно перо след разходите за заплати.

Дейностите по управлението на сградата са съпътствани от съответните документи и за да вървят процесите гладко и за да може да се извлекат повече ползи от процесите, документацията трябва да бъде лесно достъпна и подходящо подредена. Последните маркетингови проучвания убедително показват, че използването на системи за управление на недвижимата собственост повишава продуктивността, стойността на продажбите и качеството на изпълнение на стратегически задачи, което обяснява засиленият интерес към такъв тип софтуер.
Съобразявайки се с потребностите на българските предприемачи, системата за управление на недвижима собственост и активи FM Center се превърна в аналог на „иновативно решение за по-добра ефективност”. Тя се отличава с удобен потребителски интерфейс и богата функционалност. Въвеждането и редактирането на данни, както и извличането на разнообразна информация от системата е максимално опростено и автоматизирано. FM Center работи еднакво добре, както в локалната мрежа, така и в Интернет среда, което осигурява възможността за дистанционно управление като предоставя достъп до всички налични данни и извършване на необходимите операции от всяка една точка на света.
Системата FM Center е разработена на модулен принцип. Тя включва седем различни модула с различно предназначение и функционалност: „Собственост”, „Договори”, „Разходни центрове”, „Оборудване”, „Системи”, “FM Center Mobile”, „Справки”.
Всеки модул може да работи независимо и в същото време да взаимодейства с останалите, ако те са инсталирани. FM Center е приложима при управление на жилищни сгради, mall-ове, бизнес комплекси, сгради под наем, хотели, инвентаризация; контрол на договорните отношения, контрол и управление на активи в организации с много филиали и отдалечени офиси.
FM Center разполага и с интегриран модул за визуализация на документи в стандартни графични формати, позволяващ също така задаване на hot spots и бърза навигация по тях.

Модул Собственост

Модул „Собственост” е основен за системата като данните, въведени в него, се използват от всички останали модули. Тук се описва цялата недвижима собственост, с която разполага организацията, като обемът е неограничен. Недвижимата собственост се въвежда в дървовиден вид. Тази дървовидна структура описва елементите на собствеността и връзката между тях. Към всеки един елемент се въвежда информация за неговите характеристики, в зависимост от типа му. Например, за сградата въвеждаме адрес, площ, разгъната застроена площ. За помещенията въвеждаме информация като код, наименование, клас, светла височина, конструктивна височина, светъл обем, конструктивен обем, площ на стени, тавани и др. Тази информация се използва по-нататък от всички останали модули на системата. Колкото повече информация бъде въведена в този модул, толкова по-полезна ще бъде извлечената от системата информация за в бъдеще.
Освен въвежданите характеристики, към всеки елемент на собствеността могат да бъдат прикачвани неограничен брой документи. Това могат да бъдат: чертежи, скици на парцели, нотариални актове, снимки и др. Системата разполага и с вграден визуализатор на основните графични формати, с възможност за интелигентна навигация в графичната среда. Много често тук се съхраняват и електронни файлове, свързани с презентацията и визуализацията на сградите.

Модул Договори

Модул „Договори” служи за съхранение и обработка на информацията за всички сключени договори и договорните отношения с клиентите, независимо дали става дума за договор за наем, услуга или поддръжка. Освен съхранение на информация за вече сключени договори, през FM Center могат да бъдат автоматично генерирани нови договори или проектодоговори в Word формат. Договорите се генерират на базата на предварително зададени и одобрени шаблони за договори. Работейки по този начин, потребителите на системата биха могли много бързо да генерират проекто-договори, които да им служат и като оферти. В същото време се гарантира, че всички, генерирани от системата договори, са точно съобразени с корпоративните интереси и условия, одобрени от мениджмънта и юристите.
FM Center поддържа няколко варианта за калкулиране на такса за управление: Такса за управление като процент от наем, Фиксирана такса за управление, Такса за управление в зависимост от типа на площта, Произволно зададена такса за управление.
FM Center покрива и всички процеси, свързани с годишните индексации на договори, което включва:

  • Възможност за едновременна работа с няколко на брой индекса (дефиниране на индексационни групи)
  • Асоцииране на договори с индексационни групи
  • Задаване на първоначална възможна дата на индексация за всеки договор
  • Автоматична годишна индексация и създаване на анекси за индексация към всеки договор
  • Следене на пълна история на индексациите и натрупаните суми от индексации по години

Системата позволява в даден договор да бъдат включени допълнителни услуги, които да се калкулират на месечна база, заедно с наема – например почистване на прозорци, пране на мокети и килими, полиране на коридори и др.
Една от важните функционалности на системата FM Center е възможността за следене на събития, свързани с договорите. При подписване на даден договор, системата автоматично генерира и записва в календара основни събития, свързани с клаузи и дати от договорите, като дата на плащане по договора, дата за предоставяне на банкови гаранции, предизвестие за изтичане срока на договора и др. Системата своевременно уведомява мениджърите при настъпване на определен вид събитие, като се изключва възможността за пропускане на важни дати, свързани с изпълнение на клаузите по договорите.∎

Scroll to top